Как работать с базой данных

В базу данных включены заголовки рассекреченных дел и документов с поисковыми данными – название архива, номер и название фонда, номер и название (если есть) описи, номер дела, листы дела, а также указан год, в котором было принято решение о рассекречивании дела или документа.

В верхней части экрана располагается меню, которое повторяется на всех страницах проекта, и позволяет легко перемещаться между разделами проекта: «Главная» (переход на главную страницу проекта), «О проекте» (описание проекта), «Поиск» (переход к поисковым формам), «Помощь» (описание работы с базой данных), «Авторизация» (предназначена для входа в систему авторизованных пользователей – сотрудников архивов).

Данные о рассекреченных делах и о рассекреченных документах выводятся отдельными перечнями. Переключение с одного перечня на другой осуществляется нажатием на одну из вкладок, расположенных на главной странице проекта. По умолчанию выводится перечень дел (вкладка «Дела»), соответственно перечень документов выводится после нажатия на вкладку «Документы».

На главной странице проекта выводится перечень дел и документов, внесенных в базу данных. По умолчанию строится перечень по всем архивам, по всем годам рассекречивания. Данные разделены на страницы по 5 заголовков. Переход между страницами осуществляется нажатием на кнопку с номером страницы. Также есть возможность перехода на первую и последнюю страницу перечня нажатием на кнопку с соответствующим названием («Первая», «Последняя»). Общее количество внесенных в базу данных заголовков дел и документов отображается в нижней части страницы.

Чтобы ограничить перечень рассекреченных дел и документов данными конкретного архива или получить перечень за конкретный год, нужно воспользоваться фильтрами. При этом количество найденных записей отображается на синем блоке справа над перечнем – «Найдено записей …».

Чтобы получить перечень рассекреченных дел и документов конкретного архива, нужно выбрать из предлагаемого списка «Архив» указанный архив и нажать на кнопку «Применить». Ниже отобразится перечень рассекреченных дел и документов указанного архива, разделенный на страницы по 5 заголовков. Переход между перечнем дел и документов осуществляется выбором соответствующей вкладки так, как это указано выше.

Чтобы получить перечень рассекреченных дел и документов за отдельный год, нужно выбрать из предлагаемого списка «Год рассекречивания» этот год и нажать на кнопку «Применить». Ниже отобразится перечень рассекреченных дел и документов за указанный год.

Чтобы получить перечень рассекреченных дел и документов конкретного архива за отдельный год, нужно выбрать из предлагаемых списков соответственно название архива и год рассекречивания, затем нажать на кнопку «Применить». Ниже отобразится перечень рассекреченных дел и документов указанного архива за указанный год.

При необходимости можно напечатать фрагмент перечня, отображенный на экране, нажав на кнопку «Распечатать». Кнопка располагается на всех страницах перечня.

Для более детального поиска дел или документов можно воспользоваться одним из вариантов поиска (Раздел «Поиск»):

- Поиск по ключевому слову. Для этого надо ввести поисковую фразу в форму поиска, указать область поиска (дела или документы) и нажать на кнопку «Поиск».

Если нажать на кнопку «Расширенный поиск», ниже откроются варианты для уточнения поисковой фразы («Архив», «Год рассекречивания», «Дата дела/документа»).

- Выбор архива в поисковой форме «Архив» ограничит область поиска данными конкретного архива.

- Выбор года рассекречивания в поисковой форме «Год рассекречивания» ограничит область поиска данными за определенный год.

- При выборе конкретной даты с помощью календаря в поле «Дата дела/документа» в результаты поиска попадут только те дела или документы, в которых указанная дата попадает во временной интервал, ограниченный крайними датами дела или документа.

Поисковые формы «Расширенного поиска» можно использовать не только для уточнения области поиска заданной ключевой фразы, но и для самостоятельного поиска, например, по дате дела или документа.

Обязательным полем для заполнения является только область поиска «Где искать». По умолчанию поиск производится по заголовкам дел.

При необходимости можно напечатать страницу перечня с результатами поиска, отображенную на экране, нажав на кнопку «Распечатать». Кнопка располагается на всех страницах с результатами поиска.